기록물관리규칙

2016. 9. 6.  제정

2018. 4.17.  개정

제1장  총  칙

307 기록물관리규칙

307 기록물관리규칙

307-

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 규칙은 광주광역시체육회에 적용되며 기록물 관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “기록물”이라 함은 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료를 말한다.

2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존․관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간,  사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

제2장  구성 및 분장업무

제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 기획총무팀에 설치한다. <개정 18. 4. 17.>

② 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 부서장(팀장)으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리팀의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야한다.

제5조(기록물관리자지정) 제4조의 규정에 의하여 기록관리원을 지정한다.

1. 기록관장 - 경영지원부장

2. 담 당 관 - 부서장(팀장)

제6조(주요업무 및 업무분장) 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행

2. 소관기록물 수집·관리 및 활용

3. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 본회 각 기록물의 관리

4. 기록물 서고 및 행정자료실 관리

5. 기록물 정수점검 및 실태조사

6. 기록관의 시설 및 장비관리

7. 그밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

제3장  기록물의 관리 및 폐기

제7조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취할 수 있다.

제8조(기록물의 보존기간) 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 “별표 1”과 같다.

제9조(기록물의 보관) ① 기록대장은 “별지 제1호 서식”으로 관리하며, 대장과 장부는 매 연도별로 조제하여야 한다.

② 완결된 기록물은 성질별, 보존기간별로 분류하여 문서철에 100매 기준으로 문서보존용 표지에 철하여 문서보존용 상자에 보관한다.

③ 문서보존용 표지는 “별지 제2호 서식”으로 색인 목록을 부착하고 문서보존용 상자는 “별지 제3호 서식”으로 부착하여야 한다.

제10조(기록물의 폐기) ① 모든 기록물은 “별지 제4호 서식”에 의거 작성 후 폐기목록을 첨부하여 기록관장에게 제출하여 폐기 하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의한 폐기처분은 기록관장 입회하에 소각 또는 폐기 하여야 한다.

제4장  보안관리 및 점검

제11조(보안관리) 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람 및 견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제12조(긴급사태시의 대비) 기록관장은 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난 대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

제13조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물 오손여부 및 해충의 발생여부

2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제5장  기록물의 대출 및 열람

제14조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제15조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 본회 임·직원

2. 본회 임·직원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적 으로 기록물을 이용하고자 하는 자

② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. 다만, 일반도서와 간행물은 그러하지 아니하다.

제16조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우

2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

3. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

4. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

5. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제17조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제18조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시

2. 그 밖에 기록관장에게 지체 없이 신고하여야 한다.

제19조(분실 등의 신고) 기록물을 열람·대출 받은 자가 해당 기록물의 관리 부주의로 인하여 분실 또는 훼손하였을 경우 사유서를 첨부하여 기록관장에게 지체 없이 신고하여야 한다.

제6장  보  칙

제20조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 소속기관의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 각 부서별 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제21조(준용) 이 규칙에서 정하지 아니한 사항은 지방자치단체 제규정을 준용한다.

부  칙

제1조(시행일) 이 규칙은 방침결정을 받은 날로부터 시행한다.

【 별표 1 】

기록물의 보존기간별 책정 기준

보 존 기 간	대 상 기 록 물
영구	1. 공공기관의 연도별 업무계획과 이에 대한 추진과정, 결과 및 심사분석관련 기록물 2. 정책자료집, 백서 기타 공공기관의 연혁과 변천사를 규명하는데 유용한 주요기록 3. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리, 확인, 증빙에 필요한 중요기록들 4. 기타 역사자료로서 가치가 높다고 인정되는 기록물
준영구	1. 비치기록물로서 20년이상 장기보존이 필요하나 일정기간이 경과하면 관리대상 자체가 사항, 폐지 기타의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요성이 없는 기록들 2. 기타 역사자료로서 가치는 낮으나 20년이상 장기보존이 필요한 기록물
30년	1. 중앙행정기관의 장 또는 이에 준하는 기관장의 결재를 받아 시행하는 영구보존대상외의 주요 사업에 관한 기록물로서 역사자료의 가치는 낮은 기록물 2. 기타 10년이상 30년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있는 기록물
10년	1. 20년이상 보존대상기록물외의 주요업무에 관한 기록물 2. 관계법령에 의해 5년이상 10년미만의 기간동안 민형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서 가치가 계속되는 기록물 3. 기타 5년이상 10년미만의 보존가치가 필요하다고 인정되는 기록물
5년	1. 처리과 수준의 주요업무에 관한 기록물로서 3년 이상 5년 미만의 기간동안 업무에 참고할 필요가 있는 기록물 2. 10년 이상 보존대상에 해당하는 주요 사업관련 기록물 외의 일반사항에 관한 예산·회계 관련 기록물 3. 관계법령에 의하여 3년 이상 5년 미만의 기간동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 기타 3년 이상 5년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정 되는 기록물
3년	1. 주요업무 외의 일상업무에 관한 기록물로서 3년 미만의 기간동안 업무에 참고할 가치가 있는 기록물 2. 기타 3년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
1년	1. 주요업무외의 일상업무에 관한 기록물로서 증빙, 참고, 역사자료서의 가치가 거의 없는 기록물 2. 기타 1년이상 보존필요가 없다고 인정되는 기록물

【 별지 제1호 서식 】

보 존 문 서 기 록 대 장

일련 번호	보 존 기 간	문 서 철		보 존 장 소	폐 기 (년월일)	비 고
		분류번호	제 목

【 별지 제2호 서식 】

○○○○ 관계철

○○년~○○년

○○년도

○  ○  팀

【 별지 제3호 서식 】

상자번호
생산년도
보존기간
생산기관
업 무 명

【 별지 제4호 서식 】

기록물폐기심의서

○ 심의일자 :    .    .                (폐기심사관 :           )

기록물철 분류번호	생산 연도	기록물 제 목	보존기간만 료 일	폐기심사 의 견	사유	폐기심의회 심 의 결 과	폐 기 처분일	확 인	비 고